Dal 01/01/2025 sono entrate in vigore novità normative in materia di tracciabilità delle spese di trasferta per lavoratori dipendenti e professionisti. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83), infatti, ha introdotto l’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità fiscale di tali spese ai fini della determinazione del reddito imponibile per lavoratori subordinati e assimilati.
In base alla nuova disciplina, affinché il lavoratore interessato possa considerare esenti le somme oggetto del rimborso, sarà necessario effettuare i pagamenti esclusivamente tramite strumenti che ne garantiscano la tracciabilità, in conformità all’articolo 23 del D.Lgs. n.241/1997. Le spese soggette a tale obbligo comprendono i costi per vitto, alloggio e trasporto, inclusi servizi taxi e noleggio con conducente (NCC), nonché viaggi in aereo o treno. Tale obbligo si estende anche ai servizi accessori connessi alla trasferta, quali le prenotazioni alberghiere effettuate tramite piattaforme digitali o i costi di carburante.
Le modalità di pagamento ammesse per rispettare i requisiti di tracciabilità includono:
- carte di credito;
- carte di debito;
- carte prepagate;
- bonifici bancari e postali;
- assegni bancari e circolari.
In alternativa, possono essere utilizzate piattaforme di pagamento elettronico che garantiscano la tracciabilità delle transazioni, come ad esempio PayPal o Apple Pay, purché il pagamento sia riconducibile direttamente al soggetto giuridico che sostiene la spesa. Nel caso di inosservanza di tale obbligo, le somme anticipate perderanno il regime fiscale di vantaggio, rilevando integralmente ai fini della tassazione delle stesse. Questo implica che eventuali rimborsi di spese effettuati in contanti, anche se documentati da fattura, non potranno più essere considerati esenti da tassazione.
Tuttavia, ai sensi dell’articolo 51, comma 5, del TUIR (D.P.R. 917/1986), talune spese accessorie sostenute dal lavoratore, quali lavanderia e parcheggio, possono essere rimborsate senza necessità di documentazione fino a un limite giornaliero di 15,49 euro per trasferte nazionali e 25,82 euro per quelle all’estero, restando quindi escluse dagli obblighi di tracciabilità previsti dalla nuova disciplina. Questo permette ai lavoratori di ottenere rimborsi per piccole spese non documentabili senza impatti sulla fiscalità, a condizione che siano in linea con le policy aziendali e non eccedano i limiti previsti dalla normativa vigente.
L’adeguamento a questa normativa comporta significative implicazioni per le aziende, che dovranno rivedere le proprie policy di rimborso spese, formare i dipendenti sulle nuove disposizioni e adottare sistemi di controllo e gestione delle spese conformi alle prescrizioni di legge. Sarà necessario implementare processi interni di verifica e approvazione delle spese, nonché introdurre strumenti di gestione amministrativa che consentano di monitorare in tempo reale la tracciabilità dei pagamenti. In caso di mancata conformità, le spese non tracciabili perderanno il beneficio fiscale e, laddove rimborsate al lavoratore, saranno soggette a tassazione ordinaria, con possibili conseguenze economiche significative sia per l’azienda che per il dipendente.
L’introduzione di queste misure da parte del Governo nazionale, si inserisce in una più ampia strategia di contrasto all’evasione fiscale, finalizzata a disincentivare l’utilizzo del contante nei settori maggiormente esposti a fenomeni di elusione, quali ristorazione, hotellerie e trasporti privati. Secondo le stime della relazione tecnica allegata alla Legge di Bilancio, l’applicazione della normativa consentirà di incrementare il gettito fiscale di circa 432 milioni di euro nel 2026 e 244 milioni di euro annui nel periodo 2027-2030, a dimostrazione dell’impatto significativo che tale misura avrà sul sistema economico e fiscale del Paese. A tal fine, l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza intensificheranno i controlli sui rimborsi spese aziendali, con l’obiettivo di garantire il rispetto delle nuove disposizioni e contrastare eventuali abusi.
Al fine di garantire la piena conformità alla normativa e ridurre il rischio di errori amministrativi, si consiglia l’adozione di strumenti digitali avanzati per la gestione delle spese di trasferta, che consentano di tracciare ogni operazione e garantire la corretta registrazione dei costi in linea con il nuovo dettato normativo. Si consiglia inoltre l’erogazione di adeguata formazione a dipendenti e collaboratori sulle nuove disposizioni, al fine di efficientare i nuovi processi amministrativi così da ridurre al minimo le problematiche di rendicontazione, nonché il rischio di contenzioso.
Pietro Latella
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